大学院生は本当によくプレゼンをします。私も多い時は週一くらいのペースでプレゼンをしていました。
しかし、プレゼン資料を作る度にたくさんの時間を使っていては研究が進みません。なので、この記事ではプレゼン資料を効率良く作る方法を紹介します。
学生だけでなく社会に出てからも使える能力なので学生のうちに身に着けておきましょう。
効率良く作る方法
プレゼン資料を効率良く作るには作り直しを減らす工夫が必要です。
ではどうしたら作り直しを減らせるのでしょうか？
その答えは完成を繰り返すです。スライドを一枚づつ作るのではなく、すべてのスライドを同時に作る方法です。
完成を繰り返す
一枚づつ丁寧に作るのではなく、すべてのスライドの完成度を同時に上げていくイメージです。
まずは完成度60%でいいので全てのスライド作成を完了させます。完成したスライドを使って練習し、微調整、そしてまた練習。
これを繰り返して実際の発表に備えていくイメージです。
作成開始 → 60%完成 → 練習 ⇄ 修正 → 発表
発表に必要な枚数分の白紙スライドを作る 完成度1%
まずは必要なスライドを用意します。これで完成度は1%ですが完成しました。
設けられた発表時間のから必要なスライド枚数を想定します。
必要枚数はだいたい発表分数×1〜1.2枚くらいです。発表が10分なら必要枚数は10-12枚です。
白紙で良いのでとりあえず10枚のスライドを作ります。
各スライドのタイトルを付ける 完成度30%
白紙スライドができたら各スライドにタイトルを付けて行きます。ちなみに、タイトルを決めるとは話す順番を決めるという意味でもあります。
このタイミングでどんな流れで話をしたら伝わりやすいかも考えながら資料を作成しましょう。
タイトルは適当ではなく、このスライドで何を話したいのか一言で伝わるようにつけていきます。
各スライドの重要な要素を入れる 完成度50%
タイトル（話す順番）が決まったら、各スライドで最も伝えたいことのみを入れます。
ここで大事なのは一番伝えたいことでけ入れるということです。この時点で補足事項も書こうとすると今何をしようとしているかわからなくなり、作り直しが発生してしまいます。
ここまで完成した時点で話す順番もその内容も決まっているので完成度50％はあるはずです。
各スライドに補足事項を入れる 完成度60%
次に各スライドの補足事項を入れます。
一番大事な図やデータだけでは伝わらないことをここで補足したり、参考文献を記載していきます。
ここまでできたら粗々完成です。大学でも60点くらい取れればとりあえず単位は出ますよね、いきなり100%の完成度は作れないので60%で一区切りとし練習へ移っていきましょう。
発表練習をして調整する 完成度60-100%
一旦スライドができたらプレゼンの練習をします。スライドは発表に使って初めて意味を成すので、発表練習もパワポ作成の一部です。
練習 ＝ 慣れてない人がやること
と、捉えられ勝ちですがどんなにプレゼンに慣れてる人でも必ず練習は必須です。
練習と微調整を繰り返し、自分のプレゼンをしていきます。
声に出して練習する
練習のときは実際に声を出すとより効果的です。
声に出して練習することで「やっぱここ変えよう」「ここの語呂が悪い」と気付き、修正ができます。
スライドを作る時点では思いつかなかった言い回しや気付きがたくさん出てくるはずです。なので声に出して練習をします。繰り返し練習して完成度を高めていきます。
慣れるまでは声に出し練習することは小っ恥ずかしいかもしれませんが、人目のつかないところで少しずつ慣らしていきましょう。
そのうちみんなの前でも気にせず声を出し練習できるようになります（気にしてられないくらい追い込まれることも研究室ではよくある）。
一緒に研究していた海外の一流大学の学生は皆、発表前になんども練習していました。
世界共通で発表練習はするんですね
先輩や助教授と練習する
ある程度修正が完了したら先輩や助教授、ポスドクの方に見てもらいフィードバックをもらいましょう。
自分では気付けなかった部分の発見があるはずです。
フィードバックは真摯に受け止めどんどんスライドやプレゼンを修正していきます。
やってはいけないこと
発表スライドを作る中で一番やってはいけないことは、いきなり一枚ずつ完璧スライドを作ろうとすることです。
途中でスライドの順番を変えるとき修正の量が多くなるからです。
また最初から修正するを前提に進めることで、スライド作成にあたる優先順位も明確になり効率的に作業もすることができるようになります。
× 一枚ずつ完璧につくる
〇 全スライドを少しずつ作る
まとめ
効率良くパワポスライドを作る方法を紹介してきました。
今回はパワポの話しでしたがポスターや論文の作成時も同様で、完璧を目指さず、まずは完成を目指すことは効率化の基本です。
それでは研究発表がんばって下さい、応援してます。
ありがとうございました!
