この記事では論文を管理する際に便利なアプリや方法を紹介します。

なぜ整理する必要がある？

整理が必要な理由は時短のためです。

院生は実験、セミナー準備、TAなどやることがたくさんあるのに論文を探し直す時間は無駄です。

その時間も労力ももったいないので、読んだ論文は必ず管理しやすいようにする必要があります。

フォルダの階層

便利ツールの紹介の前に大前提の話をさせてください。

ファイルは必ずフォルダに分けて保存してください。ダウンロードフォルダに入れっぱなしにすると読んだ文献が行方不明になります。

フォルダ分けする際も必ずジャンルごとに分けていつでも閲覧できるようにしておきましょう。

クラウドで管理

クラウドで管理することのメリットは共有のしやすさです。

ログインさえすればパソコン、タブレット、スマホどれからでも保存や閲覧ができ、共同研究者にも共有が容易です。

特に、移動が多い方におすすめです。

Notion

Notionはレゴのように組み立て自由なメモ用サービスです。文字だけでなく、PDFや写真も保存することができ、論文管理にも便利です。

Notionの一番の特徴はカスタマイズが自由なのに使い方も簡単で動作も軽いことです。共有用のページも作成することができるので、一緒に研究している方とも論文を共有することもできます。

ただし、Notionは無料版だと1ページ当たりアップロードは50MBまでなので文献によってはアップロードできない、または有料プラン（月額＄10）への変更が必要です。ストレージ容量については無料プランでも無制限で利用できます。

実際のサービス→ Notion

GoogleDrive

GoogleDriveはGoogleアカウントを持っていればだれでも利用できるクラウドサービスです。

個人的に好きなのは各ファイルに自動的にサムネが生成されることです。論文のことをタイトルではなく1ページ目の見た目で覚えていることもしばしあるので、地味にありがたい機能です。

無料枠で15GBまで保存することができます。プライベート用とは別に研究用で一つ持ち使い分けるのもありだと思います。

実際のサービス→ GoogleDrive

ローカルで管理

パソコンに文献を直接保存して管理するメリットはオフライン環境でも閲覧可能な点です。

クラウドに比べて機能性を持たせやすいのが利点です。さらに、マクロを駆使すれば自分の使いやすいようにカスタマイズすることもできます。

研究用のパソコンを持っている、または研究室にパソコンが用意されている方におすすめです。

Mendeley

Mendeleyはどちらかというと論文を書くときに便利なツールですが、管理するときにも役立ちます。

追加した論文ごとにメモを追加することができ、便利です。

他にもWordと連携することで、参考文献に番号振ったり文献一覧を自動で作ったりと、論文を書く際には必ず使いたいツールでもあります。

実際のサービス→ Mendeley

Excel

グラフや計算に多用されるExcelですが、実は論文管理にも利用できます。

エクセルではファイルの保存先のパスを埋め込み、クリックするだけでそのファイルを開くように設定できます。

工夫次第で自分で管理しやすいようにカスタマイズできます。

私自身下の写真のようにタイトル、ひとことメモ、パスのようにならべ、VBAを使って

個人的にやっていた方法

私は論文を管理はエクセル、論文作成はMendeleyを使っていました。

なぜなら、私が通っていた研究室には一人一台パソコンが用意されていたのと、論文はパソコンで読み他デバイスはほどんど使わなかったからです。

私は論文と実験データ、過去の発表資料をすべて一つのExcelで管理し、必要なデータへ瞬時にアクセスできるようにしていました。

論文管理ではタイトル、一言メモ、ファイルのパスまたはサイトURLを記録し、よく使う文献は色付きにして目立たせてました。

この方法を導入して以来、無駄な時間が極端に減り作業効率が大きく改善しました。

ちなみに、エクセルもMendeleyもローカルで動くものですが、事前に家や移動中で確認する論文やデータを決めておき、先にクラウドにアップするか自分宛にメールで添付するかしていました。

その点はめんどうだったのですが、作業効率が上がっているので、細かい計画まで立てることができるようになっていました。

まとめ

論文の管理で使えるツールを紹介しました。

タブレットやスマホなど複数のデバイスで管理したい場合はクラウド、パソコンが圧倒的に多い場合はローカルがおすすめです。

さいごに、どちらで管理する場合でもバックアップを取っておくことは重要です。

私自身も普段の管理はローカルで行い、何かあった時のためにバックアップはOneDriveやGoogleDriveでしていました。

限られた院生生活を最大限に効率化するために一度読んだ文献を探し直す時間を無くしましょう。

ありがとうございました。